Google+
Клуб логистов - территория настоящих профессионалов

Библиотека/Управление запасами

Пять главных ошибок в управлении запасами

2 октября 2014 » 21:26
Пять главных ошибок в управлении запасами

Сегодня уже не нужно доказывать то, что запасами необходимо управлять. Управление запасами – один из самых мощных инструментов увеличения дохода компании. Это аксиома.

Многие компании используют различные методы и модели управления запасами. Но вопросов как лучше это сделать, и как улучшить существующую систему управления запасами не стало меньше. Это связано с тем, что в процессе управления запасами допускаются ошибки, которые не позволяют получить необходимые результаты

Ситуация, когда в информационная система компании показывает в остатках, допустим, 10 коробок с французским парфюмом, а фактически на полках склада их всего лишь 4, это беспорядок в складском учете. Не проводится вовремя приход товара, отгрузки со склада, списания и т.д. В последнее время уже реже встречаются тяжелые ситуации в складском учете. Эта область логистики хорошо развита в наше время. Многие компании используют современное складское оборудование, внедряют развитые системы управления складом. Но, как показывает опыт общения со специалистами по логистике, эти ситуации встречаются.

Почему же правильный складской учет так важен в управлении запасами? Складской учет – это база, основа управления запасами. Нет смысла использовать сложные формулы и модели управления запасами, если расчеты будут производиться на основе неверных данных. То есть «Мусор на входе – мусор на выходе». Если на входе у вас будут неверные данные, на выходе результаты будут ошибочны.

Складской учет должен быть

Основная причина ошибок в складском учете – это отсутствие квалифицированных складских работников – кладовщиков. Опытные кладовщики и без современной информационной системы могут вести и поддерживать складской учет в идеальном состоянии.

Поэтому, конечно, отсутствие квалификации, а также безответственное отношение к работе, являются основной причиной ошибок в складском учете. В случае, если вы нашли нужных сотрудников, вопрос остается только к производительности – сколько номенклатурных позиций может вести вручную один кладовщик.

Вести складской учет, а значит приход товара от поставщиков и отгрузки клиентам, используя бумажные носители или небольшие «самописные» программы может позволить себе только небольшая фирма с небольшим количеством товарных позиций и клиентов. Как только компания «вырастает», ей необходима единая информационная система. Ведение складского учета в корпоративной информационной системе – обязательная составляющая современной компании.

Складской учет – это база основного бизнес-процесса компании – обслуживание клиента, без него не будет продаж, отгрузок товаров клиентам. Поэтому и ведение складского учета входит в базовый функционал любой информационной системы. На сегодняшний день существуют доступные по стоимости информационные системы для ведения основных складских операций.

Кроме самой корпоративной информационной системы, на качество ведения складского учета влияют регламентированные правила ввода документов в эту систему. Имеется в виду дисциплина ввода документов в информационную систему, а также утвержденный документооборот по всем складским операциям.

Например, документы должны быть введены в информационную систему сразу, как произошло событие, или в течение часа и т.д. Или документ, например, «Приходная накладная» вводится на основании документа «заказ поставщику». Утвержденный документооборот по складским операциям должен быть оформлен в виде инструкции, по которой и работают в информационной системе все участники складских процессов. Такие регламенты и инструкции позволяют вести складской учет с минимальными ошибками.

Следующей распространенной ошибкой в ведении складского учета является то, что инвентаризации проводятся редко. Хотя существуют компании, в которых инвентаризации вообще не проводятся. О важности инвентаризаций и о том, как их проводить написано много.

Кроме инвентаризаций, которые проводятся централизованно, для качественного ведения складского учета необходимо ежедневно выборочно проводить инвентаризации по некоторых позициям. И квалифицированные кладовщики это делают. Здесь важно, чтобы эти выборочные инвентаризации проводились по категориям АВС. То есть, по товарам категории А инвентаризации следует проводить чаще, чем по товарам других категорий.

Управление запасами должно быть

Автор имеет в виду и использование различных стратегий в управлении запасами, и использование методов и моделей управления запасами. Хочу подчеркнуть, что управление – запасами, это наука, законы которой необходимо знать.

Управление запасами, как самостоятельное научное направление, стало развиваться в начале 20 годов прошлого века. Постепенное накопление материала привело в 50–60 годы к формированию теории управления запасами, ориентированной на оптимизацию уровня запасов в компании. Различные оптимизационные модели управления запасами и планирования широко использовали в советской экономике 70-80 годов.

В этот период появился девиз: «экономика должна быть экономной», и вопросам оптимизации управления запасами уделялось большое внимание. Сейчас акцент управления запасами сместился в сторону удовлетворения спроса, оставляя за гранью внимания снижение затрат. Но актуальность оптимального использования ресурсов не уменьшился.

В использовании методов и моделей управления запасами нет стандартных схем. Они индивидуальны для каждой компании, и могут меняться с изменениями в окружающей бизнес среде и стратегиями развития. Но размеры капитала, вложенного в запасы, а также потери, связанные с дефицитами, требуют пристального внимания и изучения.

KPI управления запасами надо измерять

Третьей главной ошибкой в управлении запасами является то, что компании не используют показатели эффективности управления запасами. Чем же они так важны эти показатели?

Как и любые показатели эффективности, они показывают, на каком уровне находится тот или иной процесс, в данном случае процесс управления запасами. Ведь то, что не измеряется, невозможно улучшить. Измерение эффективности помогает нам определить резервы и направления улучшения работы по управлению запасами.

 

К показателям эффективности относятся:
1. Степень удовлетворения заказов (спроса) покупателей.
2. Оборачиваемость запасов.
3. ROI– рентабельность инвестиций в запасы.

Рассмотрим первый из них – степень удовлетворения спроса покупателей. Этот показатель показывает процент спроса, который может быть удовлетворен непосредственно из запаса в течение установленного периода. Это показатель доступности запаса в момент, когда он необходим для покупателя. Рассчитывается он как отношение отгруженного товара к заказанному товару.

Показатель рассчитывается в процентах – 80%, 90% и т.д.

О чем говорит такой показатель степени удовлетворения? В первую очередь показатель 80% показывает, что 20% продаж потеряно, потому что был дефицит товаров на складе в тот момент, когда он понадобился клиенту. И 20% является резервом повышения объема продаж и дохода компании

Кроме этого, нужно учитывать, что дефициты бывают восполнимыми и невосполнимыми. Восполнимый дефицит – это когда клиент заказал товар, его на складе нет, но он готов подождать, и купит его, когда мы доставим этот товар на склад.

Далее возможна следующая ситуация. Клиент купил недостающий товар у конкурента, но в следующий раз он обратился с заказом к нашей компании. В обоих случаях, дефицит является восполнимым. Но возможен вариант, когда клиент купил недостающий товар у конкурента и больше к вам не вернулся. А ведь статистика показывает, что в большинстве отраслей экономики привлечение нового клиента обходится от семи до десяти раз дороже, чем удержание уже существующего. Это значит, что потеря существующего клиента становится непозволительной роскошью.

Лояльные клиенты приносят компании намного больше прибыли, чем новые. И если постоянно не удовлетворяются заказы клиента, его лояльность трудно сохранить фирменным еженедельником или зажигалкой на Новый год. По утверждению Ицхака Адизеса основная цель бизнеса – клиенты. Не прибыль, а именно клиенты. Поэтому основной цели бизнеса нужно и уделять соответствующее внимание.

Вот почему так важно понимать существующую степень удовлетворения спроса клиентов, а также поддерживать высокий уровень этого показателя. Устанавливать эти показатели лучше по группам АВС, и для товаров группы А он должен быть выше, чем для товаров группы В и С.

В погоне за удовлетворение спроса покупателей нельзя уходить в другую крайность – держать большое количество товара на складе. Ведь запасы – это деньги и зачастую немалые. Поэтому удовлетворение спроса должно быть обязательно сбалансировано другими показателями эффективности управления запасами – оборачиваемость и рентабельность инвестиций (ROI).

Второй показатель эффективности управления запасами - оборачиваемость запасов. Во многих компаниях используется этот показатель работы управления запасами и логистики в целом. Если еще кто-то не использует, необходимо вводить это в практику, потому что каждый дополнительный оборот приносит дополнительную прибыль. Но этот показатель обязательно нужно использовать в паре с показателем удовлетворения спроса покупателей, потому что при высокой оборачиваемости могут быть дефициты на складе, а это в целом компании приносит больше потерь, потому что влияет на удержание клиентов.

Рентабельность вложений в запасы (ROI) является вариантом показателя рентабельности инвестиций, который используется при обобщающей оценке эффективности бизнеса и вложений в бизнес. Специфика заключается в том, что рассматривается специальный вид рентабельности и не рассматриваются издержки, которые не зависят от принимаемых логистами решений о закупках (речь идет о накладных расходах, основных средствах, дебиторской и кредиторской задолженности и т.п.). Чем выше показатель рентабельности инвестиций в запасы, тем лучше.

KPIсотрудников + KPI эффективности

Для достижения установленных показателей эффективности управления запасами у сотрудников, которые участвую в процессе управления запасами, должна быть мотивация для достижения этих показателей. Материальная мотивация – один из лучших инструментов для достижения показателей. Ряд иностранных исследований показывает тесную связь между наличием систем денежной мотивации персонала и экономической эффективностью компаний (прибылью, выручкой, производительностью труда и т.д.). Исследования российских специалистов показывают, что в России наличие корректно разработанной системы оценки деятельности и мотивации в среднем повышает уровень возврата на капитал примерно на 4–6%.

Система KPI является лучшим базисом для формирования системы мотивации персонала. Ее правильная разработка значительно повышает эффективность деятельности сотрудников. В случае с управлением запасами, важно определить тех сотрудников, которые участвуют в управлении запасами и в показатели KPI этих сотрудников включать те показатели эффективности управления запасами, которые необходимо достичь в компании в целом (см. таблицу).

Таблица. Примеры установления KPI для сотрудников, которые участвуют в управлении запасами.

 

Должность Функции KPI
Менеджер по закупкам Заказ товара у поставщика для   отгрузки покупателям

Степень удовлетворения спроса покупателей по группе товара, закрепленной за менеджером

Оборачиваемость по группе товаров, закрепленных за менеджером

 

Менеджер по управлению запасами производственной   компании

Формирование заказа производству

Формирование плана закупок по  сырью и материалам

 

Степень удовлетворения спроса покупателей по группе продукции, закрепленной за менеджером

 

Оборачиваемость по группе продукции, закрепленной за менеджером
Оборачиваемость по сырью и материалами

Количество невыполненных заказов производством по причине отсутствия сырья и материалов

 

Менеджер по логистике/управлению запасами в сфере     распределения товаров по филиалам/ торговой сети Распределение товара по   филиалам/торговой сети

Степень удовлетворения спроса покупателей в филиалах/торговой сети

Оборачиваемость товаров в филиалах/торговой сети

 

 

Процессы должны быть автоматизированы

Автоматизациябизнес-процессов – неотъемлемая часть повышения эффективности бизнеса. И процесс управления запасами не является исключением. На сегодняшний день я чаще всего встречаю частичную автоматизацию некоторых расчетов в управлении запасами. То есть формирование документов происходит в корпоративной информационной системе, а расчеты производятся в таблицах Excel. Самой главной проблемой «ручных» расчетов является низкая производительность труда. Если говорить о других недостатках отсутствия автоматизированных инструментов в управлении запасами, то это:

 

- Высокая вероятность ошибок из-за человеческого фактора. Иногда ошибки при составлении заказа составляют 381%.
- Низкая доступность информации о состоянии процесса управления запасами: необходимая информация есть в базе данных, но она порой противоречива и недоступна напрямую руководству.
- Из-за нехватки времени практически не уделяется время аналитике.
- Сложность контроля процесса управления запасами.
- Отсутствие единого информационного пространства в процессе управления запасами приводит к недостатку информации для оперативного анализа и принятия решений.

 

Среди причин, по которым процессу управления запасами не автоматизируются, можно выделить следующие:
- банальное сопротивление изменениям;
- неудачный опыт предыдущих проектов автоматизации;
- высокая стоимость;
- недостаточная организационная готовность к автоматизации;
- отсутствие формализованных бизнес-процессов и методик в управлении запасами;
- сложный выбор решения для автоматизации.

Тем не менее, затраты на обучение сотрудников, привлечение консультантов для разработки стратегий и моделей управления запасами, на внедрение автоматизированных инструментов в управлении запасами несоизмеримы с потерями, которые возникают при неэффективном управлении запасами.

 

www.logogrif.ru

 

Комментарии