Google+
Клуб логистов - территория настоящих профессионалов

Библиотека/Публикации

Как отладить бизнес-процессы при запуске компании: инструкция от Александра Сагаловича. Часть 1

23 октября 2014 » 19:21
Как отладить бизнес-процессы при запуске компании: инструкция от Александра Сагаловича. Часть 1

Существует стойкое убеждение, что отладка бизнес-процессов и прочие премудрости нужны после того, как компании разрастутся и их топы поймут, что «юность» закончилась, пора остепеняться, заводить регламенты. А так как в таких компаниях культуры регламентации нет, то резкие попытки ее внедрения часто вызывают сильное сопротивление и приводят к неудачному опыту.

По моему мнению, отлаживать бизнес-процессы нужно с самого основания компании.

Как это сделать, чтобы с одной стороны не загнать компанию в жесткие рамки и не ограничить ее рост, с другой – получать бонусы для деятельности, которые дает регламентация?

Прежде всего, вам надо составить основную схему действий, совершая которые, вы регламентируете все процессы. Самое важное, чтобы вы делали это легко и понятно. Относитесь к этой работе не как к составлению пошаговой инструкции, обязательной для всеобщего исполнения, а как к формированию базы знаний, поддерживающей ваш бизнес.

Нет необходимости с самого начала разрабатывать детальные пошаговые регламенты для всех процессов, и не стоит после разработки первого регламента начинать дотошно контролировать его исполнение. Но все же помните, что вы работаете с такой базой знаний на практике, и поэтому к ней необходимо обращаться при работе и ее необходимо периодически обновлять.

Основные этапы, которые нужно будет совершить, чтобы внедрить регламентацию, и бонусы, которые вы можете в результате получить

 

 

Опишите и составьте структуру бизнес-процессов своей компании


Бизнес-процесс – это периодически повторяемая, управляемая деятельность, результатом которой является некоторый ресурс, имеющий ценность для конкретного потребителя (клиента). Клиент может быть как внутренний, так и внешний.
Структура бизнес-процессов – это модель бизнес-процессов компании, которая отражает иерархию процессов и связи между процессами, подразделениями и внешним окружением через входы и выходы процессов. Все входы/выходы имеют своего поставщика/получателя: процесс, подразделение, конкретного работника, внешнего контрагента.

Во время описания старайтесь учитывать всю деятельность. Пусть в каких-то направления она еще не оформлена, пусть она еще не носит постоянно повторяющийся характер. Все равно «тащите» ее на схему. Если в конечном итоге ничего очевидного из этого не сформируется – удалите запись из схемы.

 

Если мысль разовьется – вы ее конкретизируете.

Описывать структуру можно в графической или табличной форме.

 

Табличная форма

В нее вносится информация:
- цель процесса;
- название процесса;
- владелец процесса;
- входы/выходы процесса;
- поставщики/получатели процесса;
- основные участники процесса;
- краткое текстовое описание;
- показатели процессов (если таковые будут определены);
- дополнительная информация на ваше усмотрение.

 

Графическая форма

Процессы эти можно изображать в виде звезды или иерархической пирамиды. При этом рекомендуется делить их на четыре типа:
- управляющие;
- основные;
- вспомогательные;
- процессы развития.

Основные процессы – это процессы, которые составляют суть бизнеса компании. Процессы, за результат которых готов платить ваш клиент, т.е. которые приносят ему ценность. Примеры основных процессов для различных компаний: оптовые и розничные продажи, ремонт автомобиля клиента, производство продукции, выпуск журнала, обслуживание клиента в ресторане, лечение больных.

Основной процесс для автомобильного СТО может выглядеть так:

 

 

Вы можете задать себе вопрос: обязательно ли сразу начинать делить процессы по типам? В принципе, конечно же, нет. Работайте как вам удобнее. С другой стороны, сделать разделение не сложно, не затратно по времени, и в будущем все равно придется распределять процессы по типам, к тому же это упрощает чтение схемы структуры процессов.

Важный момент – это названия процессов. В практике принято, чтобы название процессов было основано на глаголе, реже на отглагольном существительном. Иногда хорошо помогают слова «осуществлять», «управлять», «планировать».

 

Инструменты для составления графической структуры

Для описания структуры процессов можно, конечно, пользоваться и специальным инструментом составления моделей бизнес-процессов, например, IDEF0. Но он труден для чтения, не позволяет компактно отобразить всю схему процессов, требует обучения и желательно специального софта.

Я предлагаю пользоваться более простыми средствами: MS Visio, MS PowerPoint, MindManger или любыми другими средствами для построения организационных диаграмм и ментальных карт.

Определите для себя систему графических обозначений («легенду») которая будет использоваться в схеме. Для этого продумайте, какими символами вы будет наносить группы процессов; конкретные процессы; владельцев процессов; выходы/входы.

Можете воспользоваться готовыми решениями на панелях вкладок символов в MS Visio. Например, так:

 

 

Или вот так, составив так называемую ментальную карту с указанием владельцев процессов:

 

 

Владелец процесса – это руководитель управляющий процессом, отвечающий за результат процесса, его развитие и улучшение, и имеющий для этого необходимые ресурсы. На схемы можно и нужно наносить уточняющую информацию. Например, нанести входы и выходы, образующееся во время любого процесса, и поставщиков/получателей:

 

 

Обратите внимание на несколько моментов на этой схеме. Так как я хотел продемонстрировать входы-выходы ветки основных процессов, остальные ветки на ней не обозначены. Их я «свернул». Эту полезную возможность дают программы типа MindManager.

На схеме есть три типа поставщиков/получателей:

 

Должность или организационная единица. Он используется, когда процесс еще не регламентирован, или когда процесс определен, но необходимо конкретизировать получателя в рамках процесса, а также, когда получатель или поставщик внешние (покупатель, поставщик сырья, банк, налоговая инспекция и т. д.).

 

Процесс. Используется чаще всего, когда результат одного процесса передается в другой процесс, и при этом нет необходимости конкретизировать контактное лицо

 

База данных. Условный поставщик-получатель. В его качестве могут выступать различные программы для управления процессами предприятия, учетные системы, таблицы учета Excel, в которых ведется запись различных заявок, заданий и статусов их исполнения. При этом на предприятии могут и должны быть определены общие и отдельные для подразделения правила работы с такими базами и права доступа. Но реальная работа с информацией распределена по множеству процессов.

У одного выхода/входа может быть и не один поставщик-получатель. Для информационных выходов/входов, если таких получателей-поставщиков становится очень много, возможно, стоит подумать об использовании баз данных, как общего ресурса.

 

Как определять, какие процессы наносить на табличную или графическую схемы?

От формы перейдем к содержанию и поговорим о том, как определять процессы для нанесения на схему.

 

Если компания еще небольшая, процессов и функций немного, то можно попробовать просто нарисовать схему процессов «по памяти»:
- составить перечень процессов;
- привязать к ним выходы и получателей;
- затем назначить владельцев;
- затем привязать входы и поставщиков.
- нанести информацию на схему и/или в таблицу и затем проверить, согласовать, откорректировать и т.д.

Если все-таки компания уже достаточно выросла, можно попробовать более сложный алгоритм, с комментариями и результатом каждого шага на схеме.

 

Как например вот на эти двух схемах:

Построение структуры процессов компании. Часть 1

 

 

Построение структуры процессов компании. Часть 2

 

 

Александр Сагалович, www.probusiness.by

Комментарии