Google+
Клуб логистов - территория настоящих профессионалов

Библиотека/Складская логистика

Построение логистической системы

23 сентября 2014 » 20:25
Построение логистической системы

Какими будут наши первые шаги, когда мы приходим в новую компанию на должность руководителя. У каждого свои наработки и на основании предыдущего опыта, выработан свой алгоритм действий. Поэтому, единого мнения, о том, как действовать нет и быть не может в принципе, но вот поделиться опытом, основанном на конкретном примере из практики, может быть полезно…

Для начала давайте разберем следующую ситуацию, с которой приходится сталкиваться в практике.


Мне предложили работу мечты. Я начинаю знакомиться с руководителями, ведущими специалистами, и для меня важно:

1. Определить круг профессионалов, нацеленных на результат и достижения целей в рамках именно «нашей» компании.
2. Понять стиль принятия решений;
3. Понять систему бизнес процессов логистического подразделения (как должно происходить, я имею представление, т.к. меня приглашали как профессионала, имеющего опыт за плечами и который свежим взглядом может оценить деятельность подразделения и провести улучшения и оптимизацию;
4. Местные «табу»;
5. Информационные потоки и бизнес-процессы;
6. Взаимодействие со смежными подразделениями и суб-подрядчиками (контрагентами).

Через некоторое время, у руководства появляется желание узнать мое видение ситуации. 

Правило №1: с первого дня держать обратную связь с непосредственными руководителями (Заказчиком), которые заинтересованы в результате. Важно, быть не навязчивым, но в тоже время находиться в живом контакте (раз в неделю, раз в две недели)…

И так, какой будет мой ответ? Скорее я озвучу свои соображения по изучению ситуации и что мне требуется для того чтобы «оседлать» Логистику в наиболее короткие сроки.

1. Наиболее проблемные моменты и мое видение по их решению;
2. Мое предложение по реформированию (реорганизации) подведомственного подразделения, сроки, когда я смогу предоставить некий план мероприятий.

 

Предварительный анализ действующей Логистической системы компании.

Первым делом, мне нужно определиться о роли и месте Логистического подразделения в компании:

1.Как работает механизм планирования, есть ли видение в компании на перспективу (год, три, пять);

2.Процесс принятия решения и прохождения решения;

3.Как справляется Логистика со своими задачами, есть ли неравномерность нагрузке;

Как работают БП, и насколько они регламентированы (т.е. одно дело, когда БП в головах у сотрудников, как следствие трактовка в свободном стиле изложения, в зависимости от текущей ситуации и «хотелок»).

Следующий шаг, понять, как устроена Логистика «изнутри»:

1. Работа Логистического подразделения в динамике (а именно нагрузку на персонал, оборудование, площади, бюджет и т.д.)
Как следствие, начнем с изучения товародвижения в динамике за год.


2. Нагрузка на транспорт, насколько справляется с задачами собственный транспортный парка.
Т.е. насколько правильно рассчитано типы ТС в парке (грузоподъемность, типы кузовов, нам точно пока не нужно.
Достаточно зафиксировать следующие моменты: насколько «колбасит» ежедневные отгрузки (или в течение недели, месяца), с какого объема заказов начинается заказ стороннего ТС, имеется ли простои собственных ТС.


3. По такому же принципу проводим экспертизу складского хозяйства: использование имеющихся площадей (стеллажей), принципы грузопереработки и хранения…


4. Бюджет, ОС, ШР и т.д.


5. Основные положения (политики) подразделения, отделов и т.д.

(Перечислять можно и дальше, но данная статься посвящена описанию последовательности моих действий, а не описанию технологических процессов в Логистике.)

Правило №2,знакомство с компанией и подведомственным подразделением начинаем с поверхностного изучения, но всеобъемлюще, так сказать «с высоты птичьего полета», не уходя в детали, определяем приоритетность в изучении вопросов, и затем уже приступаем к детальному изучению направлений.

Методы и инструменты для сбора информации и проведения анализа.

 

Предлагаю вашему вниманию перечень приоритетных направлений для проведения предварительного анализа, способы проведения анализа и объектные исследования.

 

Объект исследования Метод, инструмент
Грузопотоки - ABC XYZ
- Жизненный цикл заказа
- КПЭ
Закупки - Сроки и качество предоставляемых услуг Поставщиками
- Стоимость Логистики
- Унификация договорных отношений с поставщиками
- Планирование закупок
- Бюджетирование и управление статьями расходов
- КПЭ
Работа АТС - Анализ План/Факт
- Стоимость обслуживания к среднерыночным
- Выход АТС на линию
- Уровень автоматизации
- Бюджетирование и управление статьями расходов
- КПЭ
Работа склада - Пропускная способность к грузопереработке
- Оборачиваемость
- Уровень автоматизации
- Бюджетирование и управление статьями расходов
- КПЭ
Документооборот - Анализ «Узких мест»
- Уровень автоматизации
- Жизненный цикл документа

 

Вышеперечисленный набор методов и инструментария, позволяет в итоге получить представление о том, насколько логистическая служба удовлетворяет и справляется с грузооборотом компании.

Полученный результат исследования, можно представить в виде следующей схемы

Комментарии к представленной схеме:

1. На левом рисунке, представлена труба «Узких мест», отображающая сегодняшнюю картину пропускной способности компании. Как мы видим Логистические службы беспрепятственно справляются с грузопотоком, но если у некоторых есть задел в случае незапланированного увеличения нагрузки, то другие (Склад и Транспорт) работаю на пределе своих возможностей, при увеличении грузопотока, не смогут оперативно отреагировать.

Но при увеличении объема продаж (или других условиях, которые влияют на увеличение товарооборота компании), Логистика «захлебнется», при этом сбои возникнут не только по новым направлениям или отдельным позициям, сбои в работе возникнут по всем процессам грузопереработки (с момента приёмки, сортировки, отпуска и доставки), как следствие возможно ухудшение показателя «клиентского сервиса» и потеря потенциальных заказчиков.

Разработка стратегии для Логистического подразделения.

 

Возвращаемся к вопросу, с которого начиналась статья: разработка Логистической стратегии компании.

Какая бы ни была выбрана модель поведения компании на рынке: динамичное развитие или выжидательная позиция – компании нужна стратегия, ведь именно здесь закладывается видение не только на возможные инвестиции, но и уменьшение статей расходов в случае избавления от лишних источников затрат.

Предлагаю, план по разработке стратегии для Логистического подразделения:

1. Реинжиниринг действующей системы, согласно будущим планам развития компании (по направлениям: международные перевозки, региональная Логистика доставки, складская логистика, логистика закупок);
2. Введение долгосрочного и оптимизация среднесрочного планирования, бюджетирования для управления Логистикой;
3. Разработка системы КПЭ для отслеживания и управления Бизнес-процессами и сотрудниками;
4. Действия, направленные на «оздоровление» коллектива, формирования команды согласно определенным целям.

Оценка потенциала действующей Логистической системы под будущее развитие компании. Делаем оценку текущей пропускной системы.

Если рассматривать с точки зрения общего (схематичного) руководства к действию, последовательность моей работы будет выглядеть следующим образом:

1. Анализ действующей схемы и объемов продаж на сегодняшний день (Анализ текущего оборота ТМЦ в компании);

2. Оценка (экспертная или основанная на основании планов коммерческой службы (руководства компании) о планируемом развитии бизнеса на перспективу в 3-5 лет);

3. Анализ работы служб Логистического подразделения, оценка на сколько пропускная способность грузопотоков соответствует сегодняшним и завтрашним потребностям компании;

4. Определяем наиболее критичные направления;

5. Определяемся с ресурсами, графиком, участниками;

6. Приступаем к внедрению.

Если, в предыдущем абзаце я описал тоже порядок действий, сопряженный с планированием под разовую задачу - реструктуризация подразделения под будущие объемы, то меня поймет любой руководитель, что не может компания (подразделение) существовать планирования.

Планирование в Логистике. Необходимо для следующих целей:

1. Составление и отслеживание бюджета, оценка необходимых инвестиций;
2. Определения потребности в трудовых и технических ресурсах с учетом сезонных спадов и пиков в продажах;
3. Определения закупочной стратегии.

Вот неполный перечень, типов планирования, без которых не может полноценно функционировать Логистическая служба.

Разработка системы КПЭ.

После того, как у меня появилось представление о том, что будет представлять собой служба логистики компании: какие функции она выполняет, бизнес-процессы; штатное расписание и т.д., мне нужны рычаги воздействия и самое главное информация о работе (насколько Логистика справляется с возложенными на нее задачами).

Здесь незаменимым помощниками и будут Ключевые показатели эффективности. Данный инструмент дает возможность определить целевые значения к которым должны стремиться показатели службы, мониторить в режиме «реал тайм» рабочие процессы и сотрудников, использовать более гибкую мотивационную схему для персонала, с учетом индивидуальных достижений сотрудника.

«Оздоровление» коллектива, управление мотивацией персонала.

И последнее, но не менее главное в деятельности подразделения (компании) – персонал. Определив цели и стратегию развития подразделения, очень важно оценить коллектив (команду) с которыми придется вместе решать поставленные задачи: лояльность, желание работать и решать постеленные вопросы, профессионализм и т.д.

Ниже представлены основные этапы мероприятий направленных на создание «команды»:

 

 

1. Правила и принципы взаимодействия: определение Зон ответственности.

2. Оценка профпригодности коллектива, определение новых должностей.

3. Внедрение новой организационной структуры и штатного расписание, налаживание работы изменой службы (внутренних и внешних связей).

И в заключение, предлагаю подвести итог.

В данной статье, приведен пример из практики, на основании которого я попытался описать первые шаги руководителя на новой должности (при запуске проекта) и по возможности структурировать направления подлежащих анализу, методов проведения анализа и инструментария для разработки решений.

 

Вячеслав Ивановский

www.lobanov-logist.ru

 

Комментарии