Google+
Клуб логистов - территория настоящих профессионалов

Библиотека/Управление логистикой

Структурированная работа над проектом помогает с первых же шагов держать затраты под контролем

10 марта 2014 » 11:26
Структурированная работа над проектом помогает с первых же шагов держать затраты под контролем

Реализация сложных логистических систем, таких как дистрибуционные центры, логистические парки, контейнерные терминалы, заводские комплексы и т.д., как правило, связана с большими инвестиционными затратами.

Реализация сложных логистических систем, таких как дистрибуционные центры, логистические парки, контейнерные терминалы, заводские комплексы и т.д., как правило, связана с большими инвестиционными затратами.

 
Результат: надежная и бесперебойная эксплуатация системы.


Конечно же, каждый проект требует индивидуального рассмотрения и соответствующей детальной «подгонки». Однако наш опыт работы над многими проектами в различных отраслях, а также в различных странах и бизнес-культурах показывает, что данный подход является по-настоящему эффективным базисом при осуществлении всевозможных проектов, поскольку он позволяет подготовить оптимальную основу для принятия решений по затратам и инвестициям на том или ином этапе и тем самым создать фундамент для последующего этапа. На основе такого систематического и ориентированного на последующие шаги подхода, а также с помощью многолетнего опыта и знаний компетентных экспертов все участники проекта могут избежать неприятных «сюрпризов» в процессе работы. Таким образом, достигается не только экономичный результат, но становится экономичным и путь к его достижению. В любом случае, основательное планирование всегда выгоднее и дешевле, чем неэффективно осуществленные (даже только лишь частично) инвестиции.Подобные проекты являются весьма значимыми и влекут за собой определенные экономические последствия. Поэтому необходимо осуществлять планирование таких проектов целенаправленно и своевременно исключать все возможные риски. Риски могут быть минимизированы, в первую очередь, с помощью предварительно осуществленного структурированного планирования. Ошибки, которые могут возникнуть при планировании, особенно на первых его этапах – при анализе и разработке концепции – должны быть своевременно замечены и устранены как можно быстрее, т.к. корректировка этих ошибок на более поздних этапах обходится очень дорого и приводит, как правило, к задержке сроков реализации, ввода в эксплуатацию, к долгосрочному нарушению осуществления определенных функций при эксплуатации, снижению эффективности процессов и т.д. График, представленный на рис. 1, показывает, насколько можно повлиять на объем инвестиции и затраты на каждом определенном этапе проекта.

 

 

 

Предупреждение ошибок, реализация в срок и с запланированными затратами – все это может быть осуществлено только с помощью систематического подхода к планированию, а также с помощью эффективного управления проектом.

Особенно важно при этом, чтобы отдельные этапы и шаги логически «вытекали» один из другого. Кроме этого, чтобы обеспечить эффективность процесса планирования, необходимо при его осуществлении придерживаться принципа «от общего к частному». Это означает ни что иное, как построение работы над каждым новым этапом на основе результатов предыдущего, при этом планирование предыдущего этапа осуществляется настолько детально, насколько это необходимо для принятия обоснованного решения по планированию следующего этапа.

Основными этапами в процессе планирования являются: «Разработка стратегии и анализ данных» с последующим этапом «Планирование концепции», на основе которого осуществляется этап «Детальное планирование» с разработкой спецификации и проведением тендера, который, в свою очередь, является базисом для этапа «Реализация». В ходе эксплуатации необходимо постоянно осуществлять наблюдение и оптимизацию, поскольку внешние условия и ситуация на рынке динамичны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ниже приведено описание процесса планирования по этапам с пояснениями на основе некоторых примеров.

Первый этап. Разработка стратегии и анализ данных

  • Определение целей  пример возможных целей при перепланировке, оптимизации или расширении объекта: сокращение времени на обработку заказов, минимизация транспортных затрат, снижение затрат на логистику и т.д. При планировании новых объектов должны быть прежде всего определены назначение и цели планируемого логистического объекта: оказание логистических услуг, дистрибуция, производственный склад и т.д.
  • Постановка задач, например, планирование нового дистрибуционного центра.
  • Ограничение объемов планирования  например, ограничение тематических областей, рассматриваемых при планировании: процессы и материальные потоки, техническое оснащение и оборудование, системы автоматизированного управления, выбор места размещения и т.д.
  • Сбор фактических данных для планирования  например, количественные данные – количество артикулов, запасы по артикулам, количество заказов в день, оборачиваемость и т.д., чертежи площадей; описания процессов. Обработка и оценка данных  например, с помощью анализа затрат времени, опросов, анкет, матрицы материальных потоков, ABC-анализа и т.д.
  • Определение прогнозируемых и планируемых показателей  например, на основе прогнозов, тенденций развития и т.д.
  • Определение ограничивающих факторов  например, предписания о высоте возводимых конструкций, инструкции по перевозке опасных грузов, прочие ограничения. Определение специальных требований  например, температурный режим, вентиляция, запреты на совместное хранение определенных товаров и т.д.
  • Составление каталога требований  т.е. единого документа, в который сводятся фактические данные, прогнозируемые и планируемые данные, ограничивающие факторы, а также специальные требования. Разработка концепции процесса планирования  например, определение этапов планирования, сроков их выполнения, необходимых мощностей, назначение ответственных.

Результат: полный каталог требований и концепция процесса планирования.

Второй этап. Планирование концепции

  • Разработка альтернативных концепций объекта  например, подготовка схематичных чертежей с размещением функциональных зон в соответствии с процессами, а также заданными условиями и ограничениями.
  • Оценка и сопоставление вариантов концепции с помощью различных критериев (инвестиционные затраты, потребность в площадях, оптимальный материальный поток и т.д.).
  • Определение оптимального, относительно установленных требований, варианта концепции.

Результат: оптимальная, относительно установленных требований, концепция системы.


Третий этап. Детальное планирование

  • Детальное планирование концепции  например, подготовка детальных чертежей, детальный расчет площадей, планирование подвоза и вывоза товара, детальный подбор технических и IT-систем, организация рабочих мест и планирование строительства (например, залы/цеха, архитектурная сетка колонн, фундаменты и т.д.).
  • Оценка и сопоставление вариантов детального планирования с учетом преимуществ того или иного варианта, объемов инвестиций, рисков.
  • Определение оптимального, относительно установленных требований, варианта.
  • Разработка плана по осуществлению  план включает в себя, например, перепроверку всей расчетно-плановой документации, разработку тендерной документации (т.н. спецификации технических систем, IT-систем, общей системы), рассылка тендерной документации поставщикам систем и оборудования, сопоставление предложений, выбор поставщика (-ов), проведение переговоров с предварительно отобранными поставщиками и размещение заказа.

Результат: детально спланированный оптимальный вариант системы, разработанный план по осуществлению и размещению заказа.

Четвертый этап. Реализация

  • Управление проектом на этапе реализации  т.е. постоянное наблюдение за ходом выполнения работ, управление и координация участников проекта: архитекторов, поставщиков, планировщиков; контроль и обеспечение соблюдения сроков, а также установленного бюджета и качества.
  • Проведение функциональных тестов и тестов на производительность  тесты должны быть разработаны таким образом, чтобы было возможно их повторное проведение и тем самым обеспечивалась бы возможность устранения ошибок.
  • Приемка и ввод в эксплуатацию  после успешного завершения всех тестов составляется акт приемки-передачи и вся система передается заказчику; после определенного проверочного этапа – нормальная эксплуатация объекта.

Результат: ввод в эксплуатацию действующей системы.

Пятый этап. Эксплуатация

  • Разработка концепций эксплуатации и их постоянная «подгонка» под рыночные условия  определение спектра услуг, описание процессов, определение потребности в рабочей силе, техническом оборудовании (например, ручные тележки, вилочные погрузчики и т.д.), при необходимости калькуляция затрат по процессам.
  • Обучение работников  услуги по обучению должны быть оговорены и урегулированы в договоре с поставщиками; обучение чаще всего осуществляется поставщиками уже на этапе тестирования. Дополнительное обучение (например, в области процессов или по общим логистическим темам) может проводиться как своими силами, так и с помощью сторонних консультантов.
  • Техническое обслуживание систем  соответствующий уровень сервиса оговаривается с поставщиками оборудования; обеспечение запчастями также должно быть урегулировано в договоре с поставщиками.
  • Программа по постоянному улучшению качества

Результат: надежная и бесперебойная эксплуатация системы.


Конечно же, каждый проект требует индивидуального рассмотрения и соответствующей детальной «подгонки». Однако наш опыт работы над многими проектами в различных отраслях, а также в различных странах и бизнес-культурах показывает, что данный подход является по-настоящему эффективным базисом при осуществлении всевозможных проектов, поскольку он позволяет подготовить оптимальную основу для принятия решений по затратам и инвестициям на том или ином этапе и тем самым создать фундамент для последующего этапа. На основе такого систематического и ориентированного на последующие шаги подхода, а также с помощью многолетнего опыта и знаний компетентных экспертов все участники проекта могут избежать неприятных «сюрпризов» в процессе работы. Таким образом, достигается не только экономичный результат, но становится экономичным и путь к его достижению. В любом случае, основательное планирование всегда выгоднее и дешевле, чем неэффективно осуществленные (даже только лишь частично) инвестиции.

 

www.skladcom.ru

Комментарии