Google+
Клуб логистов - территория настоящих профессионалов

Библиотека/Транспортная логистика

Схема работы транспортно-экспедиционной компании

21 января 2014 » 07:21
Схема работы транспортно-экспедиционной компании

Процесс транспортировки грузов не так прост, как кажется. Он включает в себя множество разнообразных функций. Ведь нужно не только перевезти товар, но и запаковать, загрузить и выгрузить его, а также состыковать транспортные средства по времени

 

 

Процесс транспортировки грузов не так прост, как кажется. Он включает в себя множество разнообразных функций. Ведь нужно не только перевезти товар, но и запаковать, загрузить и выгрузить его, а также состыковать транспортные средства по времени. Для всего этого требуется большой и опытный коллектив (логистики, грузчики, водители и др.). Все это вкупе делает транспортно-экспедиционная компания (ТЭК). Управлять такой компанией нелегко, но можно. Чтобы понять это, рассмотрим схему работы ТЭК.

 

 

 

Как правило, при создании автомобильной ТЭК (рис. 1) преследуется цель: организация комплексного обслуживания мелкопартионных отправлений, включающих в себя экспедирование, страхование, складские услуги, доставку товара «от двери до двери».

 

Рис. 1 Структура ТЭК

 

 

 

 

 

Курсирование автотранспорта между центральным офисом и филиалами осуществляют региональные перевозчики. Связано это с тем, что перевозчики редко имеют загрузку в оба направления. Обратную загрузку они ищут через логистические, экспедиционные компании, а иногда просто через диспетчеров, которые берут за свои услуги от 10 до 15 % от стоимости фрахта машины. Пример маршрута Москва - Санкт- Петербург: питерский перевозчик уезжает из Москвы за 7-14 тыс. руб., объем подвижного состава 82 м3. Стоимость фрахта может колебаться в зависимости от типа подвижного состава: тент, изотермический кузов, рефрижератор.

 

А теперь произведем расчет. Если тариф 4,50 руб./1 кг включая НДС, то фура будет стоить: 20 т Х 4,50 = 90 000 руб. И это притом, что мы платим перевозчику всего-то от 8 до 15 тыс. руб., не учитывая всевозможные надбавки за габарит, тяжеловес и т.д. Вы скажете, что есть затраты на содержание персонала, арендные платежи и т.д. Но вы же не будете отправлять 1 машину в месяц.

 

Ваш доход будет зависеть от расписания и частоты курсирования и, конечно же, наличия грузопотока, как в прямом, так и обратном направлении, а также от тарифной политики, которую вы изберете, какой процент рентабельности вы заложите непосредственно в тариф. Не стоит забывать, что на рынке уже есть достаточно известные компании.

 

Принципиальные схемы работы с клиентами можно видеть на рисунках 2 и 3.

 

Главное – состыковать маршруты

 

При доставке/заборе груза важно понимать специфику организации городской сети. Городская сеть должна строиться с учетом наиболее эффективного использования транспортных средств.

 

Для этого маршруты перевозки грузов должны быть совмещенными. Варианты совмещения выбираются, исходя из следующих условий:

 

  • время начала и окончания рейсов автомобилей по обмену с Клиентами;
  • развитие Клиентской/Распределительной сети и их территориальное размещение;
  • определение количества совмещенных маршрутов по доставке товара.

 

Для расчета числа совмещенных маршрутов необходимо знать:

 

  • количество точек доставки, обслуживаемых вашим складом;
  • среднее расстояние между пунктами доставки, равное отношению протяженности всех маршрутов по доставке товара к их числу;
  • время на обмен порожней тары или товара, которое определяется при помощи хронометража.

 

После определения количества маршрутов строится схема маршрутов, определяются пути движения автомобиля между пунктами обмена / доставки.

 

Какими могут быть маршруты

 

По преимуществу городские маршруты кольцевые. Радиальное построение маршрутов применяется главным образом при доставке товара на вокзалы, аэропорт, пристань, а также по доставке / обмену с отдаленными городскими пунктами доставки, которые нецелесообразно включать в кольцевые маршруты.

 

Расчет маршрутов, количества доставок, пробега,
определение расходов

 

Количество внутригородских маршрутов и способы их построения зависят от объема и потоков грузов, частоты отправок и согласованного расписания доставки. Рассмотрим процесс доставки продукции между вашим филиалом и сетью клиентов. Организация доставки продукции зависит от количества точек, включаемых в один маршрут, а также от количества маршрутов и выбора типов автомобилей.

 

Исходными данными для расчета маршрутов по доставке товара являются: частота объездов имеющихся точек, количество доставляемого товара, количество клиентов, режим их работы, расстояние между клиентами, утвержденные сроки сдачи товара, грузоподъемность автомобилей. Количество доставок во все точки может рассчитываться на основе наибольших нагрузок (последние недели 2-х наиболее загруженных месяцев в году). После этого необходимо найти расчетные величины доставок по каждому рейсу. На основе полученных данных определяется среднее количество доставок в одну из точек, а также средняя величина доставляемой партии товара. Зная среднюю величину доставляемых партий товара по точкам, можно рассчитать количество этих точек, приходящихся на один маршрут. По данным нагрузки выбираем тип автомобиля и определяем расходы по выбранным типам автомобилей. Далее выясняются величины пробега автомобилей, занятых на перевозке товара между вами и клиентами.

 

Общий пробег автомобилей по всем маршрутам составляется из суммарного пробега между от склада до первого клиента и от последнего клиента до склада, по каждому маршруту.

 

В общем виде суммарный пробег по всем маршрутам может быть определен из следующего выражения:

 

 

 

где  – среднее расстояние между клиентами, км;  – количество клиентов, ед; М – количество маршрутов;  – среднее расстояние от склад до первого клиента; - среднее расстояние от последнего клиента до склада, км; - коэффициент, учитывающий увеличение пробега за счет повторного заезда к некоторым клиентам за тарой в течение одного рейса ( ~ 1,3).

 

После расчета количества маршрутов и величины пробега автомобилей может быть определено количество автомобиле-часов, необходимых для перевозки товара при различном количестве клиентов, включаемых в маршрут. Для этого сначала рассчитывается длительность рейса автомобилей, занятых на перевозке товара между заводом и магазинами, включенных на один маршрут, по следующей формуле:

 

 

 

где T1- время на погрузку товара на заводе, включая время на оформление документов, ч;
T2 – время на разгрузку тары на заводе, включая время на оформление документов, ч;
T3 – время на пробег от завода до первого магазина и от последнего магазина до завода, ч;
T4- время на пробег между магазинами, включенными на маршрут, ч;
T5- время на проезд по территории склада между погрузочными и разгрузочными люками, ч.

 

Затем рассчитываются расходы на перевозку товара между складом и клиентами при различном количестве магазинов, включенных на маршрут.

 

И еще одним из важных элементов при расчете является объем кузова автомобилей для перевозки объемных грузов, который определяется по формуле:

 

 

 

где qгр – грузоподъемность автомобиля, кг; w – средний вес, перевозимого груза, кг; Uп- средний объем груза, м3; Ко – коэффициент, учитывающий увеличение объема кузова автомашин для нормального обмена.

 

И все же оптимальным числом рейсов по имеющимся типам автомобилей будет такое, при котором затраты на перевозку всех грузов наименьшие. Также при планировании доставки товара к заказчику можно использовать методы: северо-западного угла, наименьшего элемента, аппроксимации Фогеля, алгоритм Флойда.

 

При определении таких эксплуатационных показателей, как средняя длина пути и объем перевозок, нагрузка ребер сетей вида «линия», «кольцо» и «звезда», можно использовать алгоритм Дейкстры. Алгоритм используется, когда возникает необходимость в решении задачи по нахождению кратчайшего пути между заданной вершиной (распределительным центром) и всеми другими вершинами сети. Алгоритм основан на приписывании вершинам графы пометок, которые могут быть как временными, так и постоянными.

 

При этом не забывайте, что в кольцевой сети выбирается кратчайший путь, который не превышает половины длины кольца, а с увеличением размера звездообразной сети средняя длина пути возрастает, но не более чем вдвое. В отличие от звездообразной сети средняя длина пути как по линейной, так и кольцевой сетям возрастает прямо пропорционально размеру находящихся узлов.

 

Торговля по каталогам – выгода для всех

 

Один из возможных вариантов загрузки ваших направлений - это торговля по каталогам известных производителей / поставщиков. Это выгодно всем! Посмотрим, каковы же требования к офису, складу, транспортным средствам? Они зависят от планируемого объема грузопотока, масштабов деятельности и первичных инвестиций. Например, такой минимум:

 

  • Требования к головному офису и региональным представительствам: офис от 60 до 20 м2 - 3-5 комнат, минимум 4 телефонных номера, а так же мини-АТС.
  • Требования к автотранспорту: Hyundai - г/п до 1 т, объем - 9м3 (2 единицы), Hyundai- г/п до 3,5 т, объем до 20 м3 (2 единицы, с гидролифтом, высота кунга не менее 2 м 50 см); авто типа ВИС - до 500 кг, 3м3 (2-3 единицы). Выбор подвижного состава также зависит от планируемого объема перевозок и характера груза, с которым вам предстоит работать, на первом этапе можно использовать привлеченный транспорт, частных владельцев автомобилей.
  • Требования к складу: до 600м2, 1 этаж (уровень земли или эстакада), теплый, выделенная линия Интернета (локальная сеть). Наличие специального принтера для распечатки адресных ярлыков, электронные напольные весы г/п свыше 1 т, рохли, желательно погрузчик, свой или наемный. Несколько приемных «окон».

 

Программное обеспечение:
Какое должно быть и как его выбрать

 

При этом не обойтись без современного программного обеспечения, минимальные требования к которому можно систематизировать следующим образом:

 

  • Данное программное обеспечение должно регистрировать договора и заявки на предоставление транспортно-экспедиционных услуг клиентам, а также отражать согласованные с клиентом принципы и ставки расчета стоимости оказываемых услуг. Клиентские заявки должны как заноситься в систему сотрудниками компании, так и импортироваться на основании утвержденного формата. В дальнейшем все клиентские грузы и затраты по ним ассоциируются с зарегистрированной заявкой клиента
  • Управление складом и цепочками доставок: регистрация рейса и формирование сопроводительных транспортных документов на доставку груза, регистрация информации о прибытии груза на склад по сопроводительным документам и по факту. По сопроводительным документам в системе регистрируется информация о прибытии груза и формируется сличительная ведомость. После разгрузки груза и его цифровые (по мере необходимости) фотоизображения фиксируются в системе. Регистрация размещения груза на складе и формирование требуемых документов. Задание на размещение груза, а также информация обо всех выполненных складских работах. Отражение в системе информации о хранении груза, регистрация ордера (задания) на доставку груза и формирование инструкции на загрузку, формирование сопроводительных документов для транспортировки груза клиенту.
  • Финансовый учет: система должна отражать первичные документы по прямым и косвенным расходам на обработку грузопотока и уметь сопоставлять их с рейсами, грузами или заявками клиентов. На основании условий договора с клиентом, выполненных работ и оплаченных накладных расходов сторонних организаций в системе обязательно формируется счет клиенту за оказанные услуги. С помощью данной системы можно рассчитывать себестоимость и прибыльность услуг по каждому клиенту, рейсу, грузу и заявке. Должна быть реализована возможность формирования документации и отчетных форм (разгрузочный /загрузочный лист, оборотно-сальдовая ведомость и т.д.).

 

На первом этапе для учета заявок, поступающих от клиентов, а также для формирования отчетности по маршрутам и т.д., можно использовать ACCESS. Пример базы приведен в рисунках 4-7.

 

Рис. 2. Клиент доставляет груз

 

 

 

 

 

Рис. 3. Получение заявки от Клиента на доставку груза «от двери до двери»

 

 

 

Рис.4 Учет заявок

 

 

 

 

 

Таким образом, ведется история по каждому клиенту, начиная от первой поданной заявки.

 

Если вы только начинаете свою деятельность, ACCESS удобен тем, что он позволяет реализовать возможность автоматического формирования отчета как по обороту клиентов за определенный период, так и по партнерам, т.е. по привлеченным региональным перевозчикам.

 

Составление отчета может быть сформировано в любом удобном для вас виде. Например, на рис. 6 отражается информация по месяцам, выручке с НДС, а также дебиторская задолженность по клиентам.

 

 

 В этой базе данных при вводе информации по форме есть возможность автоматического заполнения по клиентам/партнерам: путевых листов/накладных, счетов и счетов-фактур, а также актов выполненных работ, адресных ярлыков и т.д. (рис. 4).

В любом случае при выборе программного обеспечения необходимо:


o    использовать только расширяемые компоненты. То есть ваша система должна легко справляться со значительным объемом информации или по крайней мере делать это посредством последовательного наращивания мощности;


o    использовать только открытые системы, т.е. избегать использования частных систем, которые могут привязать вас к судьбе конкретного человека, а он будет оказывать влияние на ваш бизнес;


o    использовать архитектуру как можно дольше. Это связано  тем, что только меняется архитектура сразу возникает шлейф связанныы расходов, а именно: обучение, программное обеспечение и компьютерное оборудование т.д. Поэтому вам необходимо тщательно проанализировать вероятный срок жизни архитектуры, которую вы хотите применить;

использовать немного поставщиков, т.к. одни поставщики IT очень любят сваливать вину за неисправность системы на других поставщиков;

o    централизовать самую важную информацию, т.к. на самом деле хоть хранилища информации и представляют собой прекрасный способ ее централизации, но они дороги и трудоемки в создании и эксплуатации. Поэтому важно внимательно проанализировать необходимость хранения различных видов информации и затраты на это, а также сохранить только те наименования информации, по которым просматривается явная выгода.

Проще говоря, транспортно-экспедиционное обслуживание освобождает клиента (грузоотправителя или грузополучателя) от хлопот по грузоперевозке (отправка, упаковка, транспортировка, получение и разгрузка груза, а также заключение договоров с автотранспортными компаниями, предоставляющими определенные виды транспорта).

Практическая ценность программного обеспечения:


o    Повышение качества оказываемых услуг и оперативность информирования клиента по всем вопросам, связанным с движением грузов.


o    Сокращение времени на приемку, комплектацию и отправку грузов.


o    Повышение эффективности взаимодействия между филиалами/представительствами.


o    Улучшение исполнительской и финансовой дисциплины.

На рельсы перейти сложнее

Такова структурная схема ТЭК, которая осуществляет доставку груза автомобильным транспортом. Немного сложнее создать ТЭК для доставки сборных грузов по железной дороге (далее ж. д.).

Во-первых, для успешной деятельности ТЭК, занимающейся доставкой грузов по железной дороге также необходимо решить вопрос с филиалами, как и для ТЭК по автоперевозкам. Без открытия собственной филиальной сети очень трудно решить вопрос с выдачей и доставкой груза клиентам.

Во-вторых, вам необходимо будет определиться с подъездными путями, на какой станции и железной дороге вы будете работать. К сожалению, в настоящее время существует ряд проблем: все хорошие подъездные пути практически заняты транспортно-экспедиционными компаниями, которые начали свою деятельность в 90-х годах, к тому же не хватает почтово-багажных вагонов. Почему именно они интересны? С их помощью вы можете доставить груз в зимний период с сохранением температурного режима (тепла) и сопровождением проводника. Кроме этого, вы выиграете время по доставке груза по сравнению с крытыми вагонами.

Без бумажной волокиты

К сожалению, в рамках одной статьи невозможно описать полную процедуру получения разрешений, лицензий по работе на ж. д. транспорте. Поэтому приведем лишь технологию оформления документов по отправке почтово-багажного вагона на ж. д. станции.

Технология оформления документов на отправку почтово-багажного вагона


1.     составление документов:


1.     спецификация - 2 экз.;


2.     заявка для постановки вагона в состав поезда - 1 экз.;


3.     справка для выписки счета на оплату маневровых работ по станции – 2 экз.;


              подписание документов:


0.     заявка в управление железной дороги;


1.     заявка для постановки вагона в состав поезда;


2.     справка для выписки счета на оплату маневровых работ и взвешивание вагона;


              оформление документов на отправку вагона у старшего багажного кассира в багажном отделении:


0.     оплачивается сумма пробега до определенного пункта;


1.     оплата проезда проводников. Кассиру предоставляется: а) спецификация; б) заявка в управление ж. д.; в) заявка для постановки вагона в состав поезда; г) копия платежного поручения об оплате на счет ТЕХ ПД. На всех предъявленных документах кассир ставит штамп «Старший багажный кассир»;


2.     кассиром выдается: квитанция об оплате услуг ж. д. транспорта, перевозочный документ на проводников;


              далее передача документов (в одном экземпляре) начальнику станции, который вписывает вагон в задание на отправку;


              выписка счета на маневровые работы;


              взвешивание. После полной загрузки вагона необходимо уведомить составителя о предстоящем взвешивании вагона, договориться о времени взвешивания, после взвешивания составляется акт о взвешивании. Диспетчер станции на акте ставит печать. С акта снимаются 3 копии, оригинал относится на платформу диспетчеру.

Также полезно ознакомиться со всеми приказами и распоряжениями МПС, Уставом и в частности с Приказом МПС РФ от 16 июня 2003 г. N 20 "Об утверждении Правил составления учетной карточки выполнения заявки на перевозку грузов железнодорожным транспортом".

Перевозки по СНГ и за границей:требования, документы, скидки

Если вы решите работать со странами СНГ или другими железными дорогами, то вам необходимо будет заключать договора на работу с ними. Например, условия перевозки грузов по железным дорогам Финляндии регулируются международными соглашениями и условиями перевозок грузов VR CARGO, в том числе Соглашением о российско-финляндском прямом железнодорожном сообщении. Так, при перевозке груза в режиме железнодорожного таможенного транзита грузополучатель обязан представить декларацию о новом таможенном режиме немедленно по прибытии груза на станцию назначения. Провозные платы должны быть согласованы с VR CARGO до представления заявки на подачу вагона в пункт обслуживания. Платы и сборы, связанные с перевозкой, основаны на условиях перевозок и перечне дополнительных услуг, действующем на момент заключения договора перевозки, если вы не оговорили иное. Например, в прямом российско- финляндском железнодорожном сообщении взимается административный сбор за каждый вагон или контейнер. Провозные платы исчисляются для каждой отправки в отдельности на основании типа вагона, вида, массы брутто или объема перевозимого груза, а также в зависимости от расстояния перевозки для каждого вагона и наименования груза. При этом расчетным служит расстояние между станцией отправления и станцией назначения (км, непосредственно по ж. д.).

Также вы можете заключить договор с любой другой железной дорогой. Но чтобы вы были интересны, у вас должен быть объем привлеченного грузопотока.

Для каждой железной дороги необходим разный перечень документов в силу специфики законодательства той или иной страны. Так для заключения договора на экспедирование грузов по Казахстанской железной дороге вам необходимо будет предоставить следующий пакет документов:


o    письмо-заявку предприятия на имя первого вице-президента АО «Национальная компания «Казакстан темир жолы» К.К. Жангаскина о необходимости заключения договора о взаимодействии по перевозке грузов в международном (экспортно-импортном, транзитном) и республиканском сообщениях;


o    копия устава предприятия (нотариально заверенная);


o    копия свидетельства о государственной регистрации (нотариально заверенная);


o    копия статистической карточки (нотариально заверенная);


o    копия свидетельства о присвоении ИНН (нотариально заверенная);


o    оригинал справки из банка с подтверждением о наличии счета предприятия, ссудной задолженности, реквизитах и местонахождении банка;


o    могут быть затребованы дополнительные документы, для уточнения вам необходимо связаться с Казахстанскими железными дорогами.

Одним из важных моментов является получение тарифного заключения на предоставление понижающего коэффициента. Он абсолютно разный при работе с разными ж. д., но, как правило, всегда учитывается заявленный грузопоток по тому или иному направлению. И поэтому вы можете лишиться договорных скидок, в частности за невыполнение заявленного объема перевозок грузов.

Особенности расчетов юридических лиц по местным налогам и сборам

Следует обратить внимание на ст. 55 ГК РФ, где сказано, что юридическое лицо может иметь обособленные подразделения (представительства, филиалы), расположенные вне места его нахождения. Пунктом 3 этой же статьи определено, что представительства и филиалы не являются юридическими лицами и должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.

Иногда юридическое лицо ссылается на указанную статью и считает, что не обязано уплачивать местные налоги по своему фактическому месту нахождения (при осуществлении деятельности). Но такую постановку вопроса налоговые службы считают неправомерной и ссылаются на п. 1 статьи 44 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ». Налоговики говорят о том, что решения органов местного самоуправления, принятые в пределах их полномочий, обязательны для исполнения всеми расположенными на территории муниципального образования предприятиями, учреждениями и организациями независимо от их организационно-правовых форм.

Кроме этого, согласно п. 2 статьи 8 Федерального закона «О финансовых основах местного самоуправления в РФ», органы местного самоуправления вправе получать в местный бюджет предусмотренные законами РФ и законами субъектов РФ налоги с филиалов и представительств, головные предприятия которых расположены вне территории данного муниципального образования.

Таким образом, филиалы, представительства или другие обособленные подразделения юридического лица, составляющие отдельный баланс, имеющие в банке или ином кредитном учреждении текущий счет, являются самостоятельными плательщиками налогов. А за филиалы, представительства и другие обособленные подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и текущего счета, расчеты по исчислению и уплате местных налогов и сборов осуществляет юридическое лицо.

Устав общества должен содержать сведения о филиалах и представительствах. Сообщение об изменении в уставе общества сведений о его филиалах и представительствах представляются в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц.

Мы рассмотрели общее описание деятельности транспортно-экспедиционной компании. Конкретные методики создания ТЭК и типовые бизнес-процессы вы можете приобрести в компании КИА центра.

В следующем номере мы расскажем о финансовом планировании ТЭК и бюджетировании, а также рассмотрим характеристику бюджетов и самое главное – ценообразование и управление дисконтными скидками.

 

Валерий Соколов, компания ООО «Аэропорт Москва»

www.loginfo.ru

Комментарии